B2B-Terminvereinbarung: Was ein qualifizierter Termin ist und wie Sie ihn im Vertrag mit der Agentur festlegen
Ein qualifizierter Termin ist ein vereinbartes Gespräch mit einer zuständigen Person aus Ihrer Zielgruppe, bei der Bedarf und Zeitpunkt vorab geklärt wurden. Was genau als Termin zählt, muss im Vertrag stehen, sonst bezahlen Sie im Zweifel jedes Telefonat mit Kalendereintrag. Unten finden Sie einen Mustertext, den Sie an Ihr Geschäft anpassen können.
Das Wichtigste
- Ohne schriftliche Termindefinition lässt sich ein Terminpreis weder prüfen noch reklamieren.
- Eine gute Definition beschreibt Zielfirma, Gesprächspartner, Bedarf, Zeitrahmen und Form des Termins.
- Regeln Sie, was bei Absagen, Verschiebungen und nicht erschienenen Teilnehmern gilt.
- Zu jedem Termin gehört eine Übergabenotiz, damit Ihr Vertrieb vorbereitet ins Gespräch geht.
- Eine Obergrenze je Monat schützt Sie vor Rechnungen, die Ihr Vertrieb gar nicht abarbeiten kann.
„Appointment Setting“ und „B2B-Terminvereinbarung“ meinen dasselbe: Eine Agentur spricht Firmen an und legt Ihrem Vertrieb Gesprächstermine in den Kalender. Ob das Geld gut angelegt ist, hängt fast vollständig davon ab, was als Termin gilt.
Was ein qualifizierter Termin ist
Ein Kalendereintrag allein ist noch kein qualifizierter Termin. Qualifiziert heißt, dass vorab einige Punkte geklärt wurden, die Sie selbst festlegen. Typische Kriterien beschreiben die Firma, die Person, den Bedarf, den Zeitpunkt und den Rahmen des Gesprächs. Mehr braucht es meistens nicht. Weniger führt zu Streit.
| Kriterium | Frage, die vor dem Termin beantwortet ist |
|---|---|
| Zielfirma | Gehört die Firma zur vereinbarten Zielgruppe und ist sie kein Bestandskunde? |
| Gesprächspartner | Ist die Person zuständig oder an der Entscheidung beteiligt? |
| Bedarf | Gibt es ein Thema, zu dem Ihr Angebot passt? |
| Zeitrahmen | Ist eine Entscheidung in einem überschaubaren Zeitraum denkbar? |
| Rahmen | Weiß der Gesprächspartner, mit wem er spricht und worum es geht? |
Wie streng Sie jedes Kriterium fassen, hängt von Ihrem Geschäft. Bei einer Anlage mit langer Entscheidungszeit ist ein Zeitrahmen von einem Jahr realistisch, bei einer Dienstleistung vielleicht eher wenige Monate. Wichtig ist, dass Agentur und Vertrieb dieselbe Definition verwenden.
Mustertext für den Vertrag
Der folgende Text ist eine Vorlage. Lassen Sie ihn für Ihren Vertrag prüfen und passen Sie die Werte in eckigen Klammern an.
Qualifizierter Termin. Ein qualifizierter Termin ist ein vom Auftragnehmer vereinbartes Gespräch zwischen einem Vertreter des Auftraggebers und einer Person einer Zielfirma, das folgende Bedingungen erfüllt:
- Die Zielfirma entspricht der Zielgruppenbeschreibung in Anlage [X] und ist weder Bestandskunde noch auf der Ausschlussliste des Auftraggebers.
- Der Gesprächspartner ist für [Bereich] zuständig oder nach eigener Aussage an der Entscheidung beteiligt.
- Der Gesprächspartner hat im Vorgespräch ein Thema genannt, das zum Angebot des Auftraggebers passt.
- Eine Entscheidung ist nach Aussage des Gesprächspartners innerhalb von [Zeitraum] denkbar.
- Der Gesprächspartner kennt Anlass, Dauer und Teilnehmer des Termins und hat ihn ausdrücklich bestätigt.
- Der Termin findet [vor Ort / per Video / telefonisch] mit einer Dauer von mindestens [Minuten] statt.
Zu jedem Termin übergibt der Auftragnehmer spätestens [Zeitraum] vorher eine Übergabenotiz nach Anlage [Y].
Ausfälle und Bestätigung
Termine fallen aus, das lässt sich nicht verhindern. Regeln Sie im Vertrag, was dann gilt. Eine faire Regel unterscheidet zwischen einem Termin, den der Gesprächspartner verschiebt, und einem, zu dem er nicht erscheint. Verschobene Termine werden neu vereinbart und erst abgerechnet, wenn sie stattfinden. Für nicht erschienene Gesprächspartner können Sie vereinbaren, dass die Agentur einen Ersatztermin vereinbart.
Hilfreich ist eine Bestätigung kurz vor dem Termin, etwa einen Tag vorher, durch die Agentur oder Ihren Vertrieb. Halten Sie fest, wer das übernimmt. Wenn Sie Angebote mit unterschiedlichen Ausfallregeln vergleichen wollen, rechnet der Kostenrechner die Kosten je stattgefundenem Termin aus.
Reklamation
Legen Sie eine Frist fest, innerhalb derer Sie einen Termin reklamieren können, wenn er die Kriterien nicht erfüllt. Die Reklamation sollte begründet werden, mit Bezug auf das konkrete Kriterium. Ein reklamierter Termin wird nicht berechnet oder durch einen neuen ersetzt. Für Streitfälle hilft es, wenn Gespräche protokolliert sind und Sie das Protokoll einsehen können.
Die Übergabenotiz
Ihr Vertrieb sollte nicht unvorbereitet ins Gespräch gehen. Eine Übergabenotiz enthält mindestens Firma, Gesprächspartner mit Funktion, Anlass des Gesprächs, genannten Bedarf, Einwände oder Vorbehalte, bisherige Lösung oder Lieferant, soweit bekannt, und die Zusage, die dem Gesprächspartner gemacht wurde. Was im Telefonat versprochen wurde, muss im Termin eingehalten werden.
Obergrenzen
Vereinbaren Sie außerdem eine Obergrenze für Termine je Monat. Ihr Vertrieb hat nur begrenzt Zeit, und Termine, die nicht gut vorbereitet wahrgenommen werden, sind verschenkt. Bei einem Terminpreis schützt die Obergrenze zudem Ihr Budget. Wie sich das auf die Vergütung auswirkt, steht unter Vergütung. Weitere Vertragspunkte finden Sie unter Laufzeiten.
Angebotsvergleich
Bis zu drei Agenturangebote nebeneinander: Kosten je stattgefundenem Termin, je Neukunde und die Mindestbindung.
Häufige Fragen
- Wer entscheidet, ob ein Termin die Kriterien erfüllt?
- Am besten der Vertriebsmitarbeiter, der den Termin wahrgenommen hat, anhand der vereinbarten Kriterien. Legen Sie eine Frist fest, in der Sie reklamieren können, und einen Ablauf, wenn Sie und die Agentur unterschiedlicher Meinung sind.
- Ist ein Termin bezahlt, wenn der Kunde absagt?
- Das hängt vom Vertrag ab. Üblich sind Regeln, nach denen ein abgesagter Termin neu vereinbart werden muss, bevor er abgerechnet wird. Verhandeln Sie das vor der Unterschrift.