Laufzeit, Mindestbudget und Kündigung: Vertragspunkte bei Akquise-Agenturen
Akquise-Agenturen arbeiten häufig mit Mindestlaufzeiten, weil Einarbeitung und Aufbau der Zielliste Zeit kosten. Für Sie zählt, wie lange Sie gebunden sind, bevor Sie wissen, ob es funktioniert. Begrenzen lässt sich dieses Risiko mit einer Testphase, die klare Ziele hat und nicht von selbst in eine lange Laufzeit übergeht.
Das Wichtigste
- Eine Agentur braucht Anlaufzeit für Briefing, Leitfaden, Liste und erste Gespräche; die ersten Wochen sind deshalb kein Maßstab für den späteren Verlauf.
- Ihre Mindestbindung ergibt sich aus Laufzeit, Grundgebühr und Einrichtung zusammen, nicht aus der Monatsgebühr allein.
- Eine Testphase sollte vorher festgelegte Ziele haben und ohne Zutun enden oder nur mit Ihrer Zustimmung weiterlaufen.
- Automatische Verlängerungen um lange Zeiträume binden Sie oft länger als gewollt und lassen sich verhandeln.
- Regeln Sie bei Vertragsende die Übergabe von Daten, Notizen und Sperrliste gleich mit.
Ärger mit einer Agentur entsteht oft nicht im Tagesgeschäft, sondern bei der Frage, wie man aus dem Vertrag wieder herauskommt. Der Vertrag sah beim Unterschreiben vernünftig aus, die Laufzeit war aber länger als die Geduld. Die folgenden Punkte helfen, einen Vertrag so zu gestalten, dass beide Seiten wissen, woran sie sind.
Warum Agenturen Mindestlaufzeiten wollen
Eine Agentur investiert am Anfang: Briefing, Zielgruppe, Recherche der Liste, Leitfaden, Einarbeitung der Mitarbeiter. In den ersten Wochen entsteht kaum ein Termin. Ohne Mindestlaufzeit trägt die Agentur das Risiko, dass Sie nach der Anlaufzeit beenden, bevor sich der Aufwand zurückzahlt. Das ist nachvollziehbar.
Für Sie gilt umgekehrt: Je länger die Mindestlaufzeit, desto mehr zahlen Sie, bevor Sie wissen, ob es funktioniert. Die Frage ist also, wie man beide Interessen ausgleicht.
Die Bausteine eines Vertrags
| Punkt | Was Sie prüfen sollten | Verhandlungsspielraum |
|---|---|---|
| Mindestlaufzeit | Ab wann läuft sie, ab Unterschrift oder ab erstem Gespräch? | Beginn ab Start der Ansprache |
| Einrichtungsgebühr | Was ist enthalten, und wem gehören die Ergebnisse? | Verrechnung mit späteren Gebühren |
| Mindestbudget oder Mindestabnahme | Müssen Sie eine bestimmte Zahl von Terminen oder Stunden abnehmen? | Obergrenze statt Mindestabnahme |
| Kündigungsfrist | Wie lange vor Ende müssen Sie kündigen? | Kurz, in Textform |
| Automatische Verlängerung | Um welchen Zeitraum verlängert sich der Vertrag? | Monatlich kündbar nach Ablauf |
| Sonderkündigungsrecht | Gibt es eines, wenn Leistungen ausbleiben? | An Berichte und Umfang knüpfen |
| Zahlungsweise | Monatlich oder im Voraus für längere Zeiträume? | Monatlich |
Ihre tatsächliche Bindung ist die Summe aus Einrichtung und allen Grundgebühren bis zum frühesten Kündigungstermin. Diese Zahl sollten Sie für jedes Angebot kennen. Der Kostenrechner weist sie als Mindestbindung aus.
Was eine faire Testphase enthält
Eine Testphase ist ein eigener, kurzer Vertragsabschnitt vor der eigentlichen Laufzeit. Sie sollte schriftlich enthalten:
Ziele. Was soll am Ende der Testphase vorliegen? Das können Termine sein, aber auch Gesprächszahlen, Rückmeldungen aus dem Markt und eine Einschätzung, ob die Zielgruppe stimmt. Ziele, die nur die Agentur beeinflussen kann, sind fairer als reine Ergebniszahlen.
Umfang. Wie viele Zielfirmen werden angesprochen, wie viele Stunden oder Gespräche sind vorgesehen?
Bericht. Ein Abschlussbericht mit Rohzahlen und Gesprächsnotizen, auf dessen Grundlage Sie entscheiden. Was ein guter Bericht enthält, steht unter Qualität.
Ende. Die Testphase endet automatisch, oder sie geht nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung in die längere Laufzeit über. Eine Klausel, nach der die Testphase ohne Kündigung in eine lange Laufzeit übergeht, ist kein Test.
Vergütung. Eine eigene Vergütung für die Testphase, die Einrichtung und Arbeit abdeckt. Ob die Einrichtung bei Fortsetzung verrechnet wird, sollte geregelt sein.
Anlaufzeit realistisch einplanen
Rechnen Sie in den ersten Wochen mit wenig sichtbarem Ergebnis. Briefing, Freigaben und die ersten Gesprächsrunden brauchen Zeit, und Ihr Team muss mitwirken: Leitfaden freigeben, Fragen beantworten, Termine wahrnehmen und Rückmeldung geben. Verzögerungen auf Ihrer Seite verlängern die Anlaufzeit. Halten Sie im Vertrag fest, ab wann die Laufzeit zählt, damit eine verspätete Freigabe nicht zulasten der Testphase geht.
Verhandlungspunkte
- Mindestlaufzeit erst ab Beginn der Ansprache, nicht ab Unterschrift.
- Testphase vor der Mindestlaufzeit, mit eigenem Ende.
- Nach Ablauf der Mindestlaufzeit monatlich kündbar statt Verlängerung um denselben Zeitraum.
- Sonderkündigungsrecht, wenn Berichte ausbleiben oder vereinbarter Umfang nicht erbracht wird.
- Keine Vorkasse für mehrere Monate.
- Übergabe von Zielliste, Notizen, Sperrliste und Leitfaden bei Vertragsende in einem lesbaren Format.
Welche Fragen Sie vor dem Auftrag stellen sollten, fasst die Checkliste zusammen. Wie sich Laufzeit und Vergütung zusammen auswirken, steht unter Vergütung.
Angebotsvergleich
Bis zu drei Agenturangebote nebeneinander: Kosten je stattgefundenem Termin, je Neukunde und die Mindestbindung.
Häufige Fragen
- Wie lang sollte eine Testphase sein?
- So lang, dass nach der Anlaufzeit noch genug Gespräche stattfinden, um ein Ergebnis zu beurteilen. Bei langen Entscheidungswegen in Ihrer Branche länger, bei einfachen Angeboten kürzer. Legen Sie das gemeinsam mit der Agentur fest und schreiben Sie die Begründung auf.
- Kann ich einen laufenden Vertrag vorzeitig beenden?
- Das hängt vom Vertrag ab. Ohne Sonderkündigungsrecht sind Sie bis zum Ende der Mindestlaufzeit gebunden. Deshalb sollte ein Sonderkündigungsrecht für den Fall vereinbart werden, dass vereinbarte Leistungen nicht erbracht werden.