Akquise-Agentur wechseln: Kündigung, Übergabe von Daten und Neustart ohne Doppelanrufe
Ein Agenturwechsel lohnt sich, wenn Ergebnisse trotz Nachsteuerung ausbleiben, Berichte nicht nachvollziehbar sind oder die Zusammenarbeit nicht mehr trägt. Bevor Sie kündigen, sichern Sie Zielliste, Gesprächsnotizen, Leitfaden und vor allem die Sperrliste. Nur so kann die neue Agentur dort weitermachen, wo die alte aufgehört hat, ohne Firmen doppelt anzurufen oder Widersprüche zu übergehen.
Das Wichtigste
- Prüfen Sie vor einem Wechsel, ob das Problem bei der Agentur liegt oder bei Zielgruppe, Angebot oder der Mitarbeit Ihres Teams.
- Fordern Sie die Übergabe von Daten und Unterlagen vor oder mit der Kündigung an, nicht erst danach.
- Die Sperrliste mit allen Widersprüchen muss vollständig an Sie und die neue Agentur gehen, denn ein Widerspruch gilt, egal welcher Dienstleister anspricht.
- Firmen, die kürzlich kontaktiert wurden, brauchen beim Neustart eine Pause oder eine Ansprache, die an das letzte Gespräch anknüpft.
- Legen Sie für die neue Agentur von Anfang an fest, dass alle Daten in Ihrem System geführt werden.
Ein Wechsel kostet Zeit. Die neue Agentur braucht wieder Anlauf, Ihr Team muss erneut ein Briefing geben, und die Zielfirmen erleben im schlechtesten Fall einen Bruch. Ein Wechsel sollte deshalb gut begründet und gut vorbereitet sein.
Wann ein Wechsel sinnvoll ist
Bevor Sie wechseln, lohnt ein ehrlicher Blick auf die Ursachen. Nicht jedes schwache Ergebnis liegt an der Agentur.
| Beobachtung | Mögliche Ursache | Eher Wechsel oder Nachsteuern? |
|---|---|---|
| Viele Gespräche, aber keine Termine | Angebot oder Zielgruppe passen nicht zusammen | Erst Zielgruppe und Argumentation prüfen |
| Termine finden statt, aber ohne Abschluss | Termindefinition zu locker oder Übergabe schwach | Definition und Übergabenotiz schärfen |
| Wenige Gespräche, ohne Erklärung | Zu wenig Einsatz oder falsche Kontaktdaten | Rohzahlen verlangen, bei Ausbleiben wechseln |
| Berichte ohne Rohzahlen, Rückfragen bleiben offen | Mangelnde Transparenz | Wechsel, wenn sich nach klarer Bitte nichts ändert |
| Ständig neue Ansprechpartner | Personalwechsel bei der Agentur | Ansprechen, bei Fortdauer wechseln |
| Beschwerden von Angerufenen | Gesprächsführung oder Auswahl der Zielfirmen | Sofort klären, im Zweifel Auftrag anhalten |
Ihr eigener Anteil gehört auch dazu: Hat Ihr Vertrieb Termine pünktlich wahrgenommen und Rückmeldung gegeben? Wurde der Leitfaden zügig freigegeben? Ein Wechsel ändert nichts, wenn das Problem im eigenen Haus liegt.
Kündigung vorbereiten
Lesen Sie den Vertrag auf Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist, Form der Kündigung und automatische Verlängerung. Notieren Sie den frühesten Kündigungstermin. Prüfen Sie auch, ob es ein Sonderkündigungsrecht gibt, etwa wenn vereinbarte Berichte oder Leistungen ausbleiben. Mehr zu diesen Punkten steht unter Laufzeiten.
Bitten Sie die Agentur vor oder mit der Kündigung schriftlich um die Übergabe aller Unterlagen, mit Frist und gewünschtem Format. Nach der Kündigung haben Sie dafür weniger Hebel.
Was übergeben werden sollte
- Zielliste mit allen Firmen und Ansprechpartnern, inklusive Datenquelle je Datensatz.
- Kontaktverlauf je Firma: wann angesprochen, auf welchem Weg, mit welchem Ergebnis.
- Gesprächsnotizen, besonders zu Bedarf, Einwänden und vereinbarten Wiedervorlagen.
- Sperrliste mit allen Widersprüchen, Datum und Kanal.
- Leitfaden, Texte und Argumentation in der zuletzt freigegebenen Fassung.
- Offene Termine und Wiedervorlagen mit Datum.
Die Sperrliste verdient besondere Aufmerksamkeit. Nach Art. 21 DSGVO muss ein Widerspruch gegen Direktwerbung sofort umgesetzt werden, und er richtet sich gegen Sie als Werbenden, nicht gegen die Agentur. Wenn die neue Agentur eine Firma anruft, die bei der alten widersprochen hat, ist das Ihr Problem. Dieser Hinweis ersetzt keine Rechtsberatung.
Neustart ohne Doppelanrufe
Die neue Agentur sollte nicht bei null anfangen und auch nicht einfach dieselbe Liste noch einmal abtelefonieren. Bewährt hat sich, die übergebene Liste in drei Gruppen zu teilen.
Gesperrt. Alle Kontakte von der Sperrliste. Sie werden nicht mehr angesprochen.
Kürzlich kontaktiert. Firmen, die in den letzten Wochen angesprochen wurden. Sie bekommen eine Pause, oder die neue Agentur knüpft ausdrücklich an das letzte Gespräch an, wenn es eine Wiedervorlage gab.
Offen. Firmen, die noch nicht oder vor langer Zeit kontaktiert wurden. Hier kann die neue Agentur normal beginnen.
Geben Sie der neuen Agentur die alten Gesprächsnotizen. Sie zeigen, welche Einwände häufig kamen und welche Argumente funktioniert haben. Das verkürzt die Anlaufzeit.
Beim nächsten Mal vorbeugen
Legen Sie im neuen Vertrag fest, dass alle Daten in Ihrem CRM geführt werden oder regelmäßig an Sie übergeben werden. Dann hängt ein späterer Wechsel nicht von der Mitwirkung der Agentur ab. Weitere Punkte für den neuen Vertrag finden Sie in der Checkliste, und welche Bausteine Sie einkaufen, steht unter Leistungen. Die Frage, wie weit Sie als Auftraggeber für die Agentur einstehen, behandelt die Seite zur Haftung des Auftraggebers.
Häufige Fragen
- Gehören die Gesprächsnotizen mir oder der Agentur?
- Das regelt Ihr Vertrag. Steht dort nichts, wird es schwierig. Bei personenbezogenen Daten, die die Agentur in Ihrem Auftrag verarbeitet, regelt in der Regel der Vertrag zur Auftragsverarbeitung, was nach Ende des Auftrags damit geschieht.
- Darf die neue Agentur Firmen anrufen, die die alte schon angesprochen hat?
- Grundsätzlich ja, sofern die rechtlichen Voraussetzungen weiter vorliegen und kein Widerspruch eingegangen ist. Firmen auf der Sperrliste dürfen nicht mehr angesprochen werden, egal von wem.